Mange medarbejdere forbinder brugen af et dynamisk intranet med et lukket område, som kun kan tilgås fra virksomhedens fysiske domæne. Det er typisk når medarbejderen logger på virksomhedens adgangskontroller for fagsystemer, når de møder ind om morgen.

Der har også været mere dynamiske intranet løsninger hvor medarbejderen har kunnet logge på fra deres hjemmearbejdsplads, enten via FTP-forbindelse eller hvis virksomheden bruger Citrix login.

Enhver medarbejder, som har prøvet sådanne login, har også oplevet ustabilitet med manglende adgang - og som konsekvens lige at skulle omkring IT-afdelingen for assistance, for igen at få adgang til virksomhedens domæne og dermed indholdet på virksomhedens intranet.

Hvad med den følsomme information?

Det har været naturligt at holde et vågent øje med sikkerheden omkring adgang til virksomhedens intranet. Den største frygt har primært været at eksterne, uautoriserede brugere skulle få adgang til virksomhedens forretningskritiske informationer. Nogle virksomheder har også haft udfordringer med at vedligeholde deres såkaldte Active Directory for intern adgangskontrol, hvorfor tidligere ansatte medarbejdere i princippet kunne have adgang til virksomhedens intranet, selvom deres ansættelse var ophørt. Ved at afgrænse et intranet til noget brugeren kun kan tilgå fra deres terminal i virksomheden, var der som udgangspunkt lukket for uautoriserede adgang. En fratrådt medarbejder har jo afleveret deres nøgle og pc til virksomheden.

Efter vi alle har fået en smartphone i lommen og efter vi har oplevet fordelen med privat brug og adgang til indhold fra APP tjenester, har der naturligvis også været en interesse i at lave dynamiske mobile intranet, hvor medarbejderne kan tilgå indhold fra deres egen mobile enhed, hvad enten det er deres mobil, ipad eller hjemmepc.

Der har også været mange tiltag med såkaldte native app løsninger, udviklet og designet af kreative webbureauer. Smarte men upraktiske når virksomhederne opdagede de løbende skulle betale for vedligehold af den mobile intranet app til forskellige styresystemer såsom Iphone og Android. For slet ikke at tænke på hvorvidt intranettet i princippet var sikkert nok for uautoriserede adgang pga. manglende opdateringer eller manglende kompetence hos udvikleren af app-intranettet. Heldigvis var mange af de første mobile intranet simple løsninger, hvor det mest kritiske data brugeren kunne tilgå var ugens madplan i kantinen og medarbejderoversigt med kontaktinformationer. 

Nogen offentlige administrationer har faktisk også udviklet helt åbne intranet, uden intranet login, lavet som website hvor alt information omkring personalevilkår og politikker i forvejen er offentlige tilgængelige information. Personfølsomme data, herunder kontrakter, MUS og lønaftaler, er naturligvis afskåret i lukkede HR-systemer.

Grupper på facebook eller lukkede teams på Slack

I takt med at virksomhederne er blevet mere modne og er begyndt at flytte drift af deres it systemer til Cloud miljøer, har vi oplevet en forstærket interesse i at få lavet mobile intranet. Flere steder er det behov faktisk opstået ved at det er kommet ledelsen til kendskab at medarbejderne i forvejen havde lavet facebook grupper for deres afdelinger og kollegaer. Herunder adgang for tidligere ansatte og gode venner af huset i form af leverandør og kunder, der dermed fik indsigt i hvad der foregik i virksomheden. Uformelle miljøer på Facebook er uden for virksomhedens kontrol og ikke nødvendigvis i virksomhedens interesse.

Vi har også oplevet at cloudbaseret projektstyringsværktøjer, såsom Basecamp og Slack, har udviklet sig til små lukkede intranets for udvalgte ansatte og ja, kunder og leverandører - primært fordi det nemt at dele og hente information fra mobile enheder. Ligesom de uformelle grupper på Facebook, er projektstyringsværktøjer ikke egnet til intranet brug. Det har vi beskrevet i et tidligere blogindlæg.

Efterspørgsel på dynamiske intranet, der har styr på sikkerheden

Vi er stor tilhænger af mobile intranets da det handler om at gøre adgang til information hurtigt og nemt. Ved smartphonens begyndende vækst, valgte vi at springe udviklingen af native app løsninger over, og i stedet fokusere på at udvikle mobile intranets som webapplikationer baseret på Microsoft teknologier, afviklet direkte i brugerens browser. Det gav flere fordele, primært fordi indhold afvikles direkte i brugernes browser uanset hvad det måtte være for enhed som brugeren benytter. Begrebet ”Bring your own device” kommer fra den udvikling af moderne intranet. Mobile intranet som native app vil, pga. den teknologiske udvikling, blive udfaset og erstattet af webapplikationer.

Når vi ser tilbage på de mange mobile intranet løsninger til især medarbejdere på farten som vi har udarbejdet, så har de alle skabt kæmpe værdi for såvel virksomhed og ansatte. Det mobile dynamiske intranet gør det hurtigt for især udfarende medarbejdere at kunne tilgå en kundesag, oprette en servicesag eller tilgå et produktvarekatalog - alene ved at de ikke har været tvunget til at forstyrre andre kollegaer, når de havde brug for at modtage eller afgive informationer ude i marken. Ekspertrådgivning har også fået en ekstra dimension med det mobile intranet. Brugeren som har brug for hjælp kan bruge det mobile kamera for video eller billede dokumentation, hvor eksperten i den anden ende hurtigt kan diagnosticere opgaven og dermed afgive sin rådgivning.

Vi oplever en ny efterspørgsel, hvor medarbejdere, der før var afskåret fra det traditionelle intranet, pludselig får adgang til viden og kan bidrage gennem et mobilt intranet. Her kan de nemt tilgå information fra deres egen mobiltelefon. Det ser vi f.eks. hos timelønnede i produktionen der før blev spist af med information på opslagstavler i kantinen eller i produktionen. Det samme gælder for driftsmedarbejdere som f.eks. ejendomsfunktionærer i boligselskaber, der på det mobile intranet, kan tilgå deres opgavelister og rapportere forhold fra afdelinger direkte ind til administrationen, blot med et enkelt billede og kommentar fra deres mobil. Såkaldte front-end medarbejdere er netop dem som hurtigst ser uhensigtsmæssigheder, fejl i produktion og måder at forbedre effektiviteten på. De bliver bare ikke altid spurgt.