Et moderne intranet skal både omfavne et væld af forskellige behov, indeholde de essentielle værktøjer og garantere et højt niveau af digital tryghed. Med andre ord: Det moderne intranet skal være den naturlige start på en god arbejdsdag.
Desværre forløber alting ikke altid helt efter planen. I dette blogindlæg har vi samlet tre ting, som ofte går galt på intranettet sammen med tre effektive løsninger. Så sikrer du den gode vidensdeling på dit intranet.
1. Gammeldags mappesystemer
Mange tror desværre stadig at mapper - og helst så mange som overhovedet muligt - er den eneste måde at skabe system i sine digitale filer. Desværre kan mapper føre til en række problemer. For at der skal være orden i sagerne skal alle nemlig forstå mappesystemet – ellers ender indholdet det forkerte sted. Dine mapper og din struktur giver måske mening for dig – men andre har ikke nødvendigvis den samme forståelse.
Løsning: Vælg et intranetsystem med en stærk søgefunktion med filtrering af indhold. I stedet for at oprette mapper i mapper i mapper, gøres der brug af kategorier og tags. Her er det nærmest kun fantasien, der sætter grænser. Du kan for eksempel oprette felter med kundenavn eller –ID, projektnavn, dato, produkttype, leverandørnavn, projektansvarlig mm. Alle kategorier og tags er søgbare, hvilket gør det meget nemmere at finde frem til filer og dokumenter: Brugeren behøver altså ikke klikke igennem mappe efter mappe.
2. Digitalt rod
Vi kender det lidt for godt: Det kan være svært at tage sig sammen til at rydde ud i sine ting. Desværre er resultatet bare at rodet bliver værre og værre. Sådan gælder det også for digitalt rod. Arkiverede filer, dokumenter og andet indhold, som man ikke tør slette. Det kunne jo være man fik brug for det igen på et senere tidspunkt. Men nej. Rodet hober sig op, hvilket resulterer i en eksplosion af filer, som gør det svært - næsten umuligt – at finde frem til det man rent faktisk leder efter. Det betyder stigende omkostninger til lagring og backup, svigtende kontrol med sikkerhed, og indhold, der kopieres i det uendelige.
Løsning: Til moliri har vi udviklet nogle værktøjer, der håndterer forældet indhold, så det overflødige fjernes. Oprydningen foregår derfor helt automatisk i takt med, at I bruger moliri. Brugen af kategorier og tags sorterer og filtrer også indholdet, og hjælper dig med at holde overblikket.
3. Inaktivitet
Klassiske intranet med fokus på envejs-kommunkation har det med stille og roligt at sande til pga. manglende opdateringer: Der sker simpelthen for lidt på intranettet. Og hvis der aldrig sker noget nyt på intranettet, så er der jo ingen grund til at bruge det... og på et eller andet tidspunkt stopper stort set alt aktivitet. Det resulterer i at vigtig information bliver forbigået.
Løsning: Gode vaner skal starte et sted, så sørg for at komme i gang med at bruge intranettet. Del nyheder - måske I har hentet en ny kunde i hus eller har fået en ny samarbejdspartner? Lav et shout-out om kage i kantinen. Få personaleforeningen til at oprette sociale aktiviteter. Måske direktøren kan dele en ugentlig nyhed om stort og småt? Sænk også forbruget af e-mails. Sørg i stedet for at indholdet gøres tilgængeligt på intranettet. Når dokumenterne, som medarbejderne skal bruge, ligger på intranettet, vil de helt automatisk begynde at bruge det. Lige fra personalehygge til vigtige dokumenter og kontrakter.
