Microsoft Teams er ikke et intranet

Under Covid19 har mange organisationer taget Microsoft Teams til sig som deres fortrukne indgang til den digitale arbejdsplads for dialog. Med chat og fildeling indeholder MS Teams da også en stor del af de funktioner, som er vigtige for et effektivt intranet. Men kan MS Teams helt overtage intranettets rolle?
Skrevet af Pernille Lassen den 29.04.2020, 14:30
Microsoft Teams er ikke et intranet

Mange virksomheder benytter sig af MS Teams, da platformen giver adgang til telefoni, chat, kalender, dokumenter og mail. I dette blogindlæg vil vi belyse hvilke udfordringer som opstår, når MS Teams skal være jeres samlede “Schweizer kniv” for digital arbejdsplads og dermed også være jeres intranet.  

Hvem holder orden i sagerne? 

Lad os først opsummere fra tidligere blogindlæg. Microsoft OneDrive tager sig af dine personlige dokumenter og kladder. MS Teams holder styr på de dokumenter, der deles i mindre arbejdsgrupper. SharePoint står for de færdige - og versionstyret - dokumenter, der skal tilgås på tværs af organisationen.  

MS Teams har en flad navigation som er én-strenget. Typisk for opdeling af grupper og afdelinger, ikke til temabaseret indhold som skal gå på tværs af grupperne. Mange har forsøgt at opbygge tværgående kanaler for temabaseret indhold i MS Teams, men det ender altid kaotisk.

I modsætning til SharePoint, har MS Teams altså ikke redskaberne til at holde orden i indhold, som skal være tilgængelig for hele eller større dele af organisationen. Bruger man MS Teams som intranet, er der altså stor risiko for tilsandede informationskanaler med utallige dubletter og ubrugeligt indhold.  

Manglende tillid til indhold betyder risiko for brugeranarki og dobbelt arbejde 

MS Teams er bygget til at mindre arbejdsgrupper kan chatte, dele dokumenter og holde online møder. Der holdes styr på alle disse arbejdsgrupper og deres aktiviteter, men ikke på deres brug og produktion af indhold. Og hvad med indhold fra andre kilder, f.eks. eksterne fagsystemer indenfor administration og økonomi, eller andre systemer fra M365? Hvordan sørger vi for, at vigtige procedure og retningslinjer bliver kommunikeret ordentligt ud til alle medarbejdere? Og hvordan sikrer vi, at reglerne bliver fulgt så brugerne ikke benytter eller publicerer forældet indhold i deres arbejdsgrupper? 

Gennem MS Teams er det muligt at publicere nyheder fra anden kanal f.eks. Sharepoint, og det er muligt at tilkoble forskellige Apps, der kan hjælpe med at automatisere forretningsgange. F.eks. chatbots, eller servicedesk hvor opgaver bliver tildelt i organisationen. MS Teams er ikke velegnet til at styre relateret indhold og guidelines til pædagogisk forståelse af disse tjenester. Derfor er risikoen stor for, at brugerne ikke forstår brugen og dermed mister tilliden til brugen af tjenesterne.

Efterhånden forsvinder tilliden også til øvrigt indholds relevans, hvorfor der opstår den største risiko for brugeranarki. Medarbejderne er overladt til sig selv, og hvis indholdet ikke opfylder deres behov, søger de andre – ofte 3. parts – løsninger. Det går udover IT-sikkerheden. Det er et stort problem, når det gælder f.eks. personfølsomme data og overholdelse af governance.  

Når først medarbejderne begynder at finde deres egne løsninger, kan det starte en ond spiral: Et utal af forskellige – og uforenelige – arbejdsgange med dobbelt arbejde til følge. Vigtige informationer når aldrig ud til alle medarbejdere, og der er ingen måde til at holde styr på hvem, der ser hvad.  

Intranettet skaber fælles identitet 

Det er vigtigt at medarbejderne ser sig selv som en del af hele virksomheden - ikke blot som en del af én bestemt afdeling eller gruppe. Hvordan sikres det i små, lukkede MS Teams?    

Et SharePoint intranet holder ikke bare styr på uendelige mængder af informationer.  Det fungerer også som central adgang til øvrige fagsystemer såsom Dynamics, CRM eller MS Teams. På den måde sikres medarbejdernes adgang til vital viden på tværs af virksomheden, hvilket også styrker medarbejdernes tilhørsforhold. Noget som MS Teams i sig selv ikke er bygget til.  

Mapper vs. søgning 

Filmapper gør ofte mere ondt end godt, og her kommer MS Teams til kort. MS Teams filarkiv følger stadig den klassiske mappestruktur, og det er kun muligt at fremsøge indhold i MS Teams og fra få udvalgte M365 tjenester - ikke fra alle de andre applikationer, som virksomheden benytter.  

Med et klassisk mappesystem er der kun orden i sagerne, hvis alle brugere ved, hvor fælles filer og dokumenter hører til. Men det kan være svært at finde hoved og hale i det hele, og brugeren risikerer at skulle klikke sig igennem mappe efter mappe i et desperat forsøg på at finde det, de leder efter.  

En stærk søgefunktion derimod er baseret på kategorier og metadata, med f.eks. brugerdefinerede felter og tags, og gør det langt nemmere at finde det, du leder efter her og nu, uden at du skal sætte dig ind i et kompliceret mappesystem først. Vores egen tjeneste moliri har en overbygning til udvidet søgning, hvor det er muligt at foretage personaliseret filtrering på søgeresultaterne, så systemet bliver endnu mere brugervenligt. 

Et SharePoint intranet som moliri giver adgang til de bedste funktioner fra MS Teams men skaber samtidig endnu bedre rammer for den digitale arbejdsplads for hele organisationen. Det gør moliri bl.a. ved at favne jeres øvrige fagsystemer og brugen af andre tjenester fra M365. Alt sammen indarbejdet i en fælles brugervenlig sammenhæng, der tager udgangspunkt i de mange og de få i jeres organisation. moliri er den ønskede “Schweizer kniv”, hvor bladene er fagsystemer, anvendt som tiltænkt - herunder brugen af MS Teams.

Med moliri kan hele virksomheden dele deres viden - på tværs af grupper, afdelinger og udvalg