Målret information på dit intranet

Et intranet indeholder en stor mængde information - men ikke alt er relevant for alle brugere. Hvordan sikre man så at ens brugere ikke drukner i overflødigt og ligegyldigt indhold?
Skrevet af Peter Terkildsen den 09.10.2019, 00:00
Målret information på dit intranet

En overflod af ligegyldig information kan betyde døden for dit Intranet

Det kan være en udfordring at skabe et intranet, der fremstår relevant for den enkelte medarbejder. Medarbejderne oplever derfor ofte, at intranettet er overfyldt med information, som ikke er direkte relevant for dem. Som konsekvens får de en overfladisk eller sporadisk tilgang til indholdet - også er der risiko for, at intranettet lider en stille død. 

moliri er baseret på SharePoint Online og Office 365. Al information og alle funktioner i moliri kan målrettes - og dermed kan intranettet gøres væsentligt mere interessant og brugbart for den enkelte bruger. I moliri opererer vi med følgende tre grupperinger indenfor målgruppestruktur: 

  • Organisationsniveau 
  • Personaliserede 
  • Rollebaserede 

Det er vigtigt, at man som organisation overvejer, hvordan man ønsker at arbejde med information og målgrupper. moliri er et standardprodukt, som installeres hurtigt, så organisation nemt kan gå i gang med at skabe en målgruppestruktur, der er både fleksibel og effektiv.  

I moliri arbejder vi med flere forskellige muligheder for at målrette indhold. Alle muligheder er baseret på velkendte funktioner fra SharePoint Online og Office 365. Det er vigtigt at alle brugere har nemt ved at anvende disse standardfunktioner fra Microsoft: Derfor er de indbygget i moliri på en brugervenlig måde.  

Sådan målrettes information i moliri: Bruger- og sikkerhedsgrupper

I moliri arbejder vi som nævnt med tre grupperinger indenfor målgruppestruktur. Dem kan du læse mere om nedenfor.

Organisationsniveau:

Active Directory er det sted, hvor alle medarbejderes adgang til virksomhedens informationer gemmes og organiseres. I Active Directory er medarbejderen oprettet med forskellige brugeroplysninger, så det er muligt at logge på forskellige systemer i virksomheden - herunder også Office 365. Alle brugere er organiseret i sikkerhedsgrupper, som ofte følger virksomhedens struktur. Man kan derfor ofte se medarbejdere være oprettet i brugergrupper såsom "Salg", "Udvikling", "Ledelse", "Afdeling Jylland" etc.  

Personaliserede: 

Når medarbejderne er oprettet i sikkerhedsgrupper, bliver det muligt at målrette kommunikationen til en bestemt modtager i gruppen, f.eks. "Økonomi", "Controller" eller "Susanne Olsen". 

Active Directory er globalt for alle virksomhedens aktiviteter, og derfor er det vigtigt, at der arbejdes med en struktur, som ikke alene tilgodeser moliri, men som også tilgodeser alle andre aktiviteter i organisationen. Da der er tale om en sikkerhedsstruktur, så afgør Active Directory dermed også hvilke informationer i organisationen, som medarbejderne kan tilgå. 

Vi kommer senere til at skrive mere om tips og tricks til organisering af et Active Directory. Men man bør som minimum gøre sig nogle overvejelser om de brugergrupper, som typisk vil have forskellige informationsbehov. Og man bør samtidig gøre sig overvejelser om, hvorvidt der er brugere, som ikke må tilgå bestemt information. Et eksempel kunne være, at "Ledelse" kan tilgå information, som alle andre medarbejdere ikke må tilgå. 

moliri kan også arbejde med SharePoint-grupper. SharePoint-grupper giver mulighed for yderligere at raffinere sikkerhedsgrupper i Active Directory. Her kan man oprette brugergrupper, som man ikke ønsker skal være en del af de globale sikkerhedsgrupper. Et typisk eksempel i moliri er en "Redaktør"- eller "Administrator" brugergruppe. Disse grupper er kun noget, som anvendes i moliri, og er derfor ikke grupper, der placeres i Active Directory. Et andet eksempel kunne også være "Kunde" eller "Leverandør" brugergrupper for extranet adgang.  

Rollebaserede:

Der kan nogle gange være behov for at målrette information til brugere, der er spredt ud over forskellige brugergrupper - altså både SharePoint-brugergrupper og Active Directory sikkerhedsgrupper.  

Et eksempel på dette kunne være behovet for at målrette information til alle "Afdelingschefer" eller alle "Tillidsmænd"  

Med SharePoint Audience kan information målrettes ved hjælp af regler. En regel kan for eksempel bestå i, at man vælger alle medarbejdere, som har ordet "Afdelingschef" eller "Tillidsmænd" til at stå i titel-feltet. Alle medarbejdere, der har denne titel, vil derfor kunne se den information, der målrettes til denne rollebaserede målgruppe. 

 

Ønsker du mere information? 

Kontakt Peter Terkildsen på telefon: +45 70 20 88 33 eller mail: pt@bleau.dk, hvis du ønsker at vide mere om, hvordan moliri kan gøre information til den enkelte medarbejder så relevant som muligt.