Kommunikationsplatform til intern og ekstern kommunikation

Hvad er intern kommunikation og hvordan får I succes med intern kommunikation på jeres arbejdsplads ved brug af en kommunikationsplatform.
Skrevet af Pernille den 18.09.2019, 11:00
Kommunikationsplatform til intern og ekstern kommunikation

5 gode råd til succesfuld intern kommunikation

Forud for god, ekstern kommunikation går intern kommunikation. Uden vores interne kommunikation, hvordan skulle så kunne kommunikere vores virksomheds insatser i det daglige arbejde og vores holdninger? 

Hvordan skal intern kommunikation forstås og håndteres?

Forskellen på intern kommunikation og ekstern kommunikation er, at ekstern kommunikation kan kontrolleres, ekstern kommunikation kan overdrives (opleves ved reklamer) og ekstern kommunikation kan ligefrem lukkes ned f.eks. ved brug af censur.

Modsat gælder det for intern kommunikation. Intern kommunikation er nemlig ukontrolleret fordi en medarbejder til en hver tid kan finde en vej at kommunikere på tværs af organisationen, uanset om ledelsen ønsker det eller ej. Intern kommunikation er som udgangspunkt nøgtern og ærlig. Og når det nu forholder sig således med intern kommunikation, kan vi som organisation ligeså godt få det bedste ud af det. Dette kan man gøre ved at lægge en strategi for, hvordan vi internt kommunikerer på arbejdspladsen. Oftest, skal der tages stilling til, hvordan ledelsen kommunikerer "Topdown" i form af retningslinjer, procedurer og processor. Men også i forhold til hvordan medarbejderne kommunikerer "Buttom-Up", altså når der diskuteres, løses konflikter og optimeres processer – med, direkte eller indirekte involvering af ledelsen i kommunikationen på arbejdspladsen.

Ud fra en målsætning om at skabe et godt arbejdsklima, og dermed samarbejde blandt kollegaer, har vi udarbejdet 5 gode råd til, hvordan intern kommunikation kan styrkes forud for den eksterne kommunikation.

Råd nr. 1: Start med at skabe en fælles kommunikationsplatform.

Opret en fælles kommunikationsplatform i form af et moderne intranet, hvor alle medarbejdere har adgang til intern kommunikation og rettigheder til relevant indhold. Et sted, hvor de samtidig også kan bidrage, netværke og drøfte deres virke og holdninger til arbejdet. Altså, en kombination af envejskommunikation og dialogbaserede kommunikation. Et miljø, som altid er tilgængeligt uanset brugerens situation, device og lokation.

Råd nr. 2: Transparens og involvering

Ved at gå fra kontrolleret, "TopDown", envejskommunikation til at give involvering og ansvar for kommunikation til den enkelte medarbejder, kræver det øget tilgængelighed og dermed transparens i virksomhedens processer og procedure. Det er her en kommunikationsplatform skaber værdi. Derfor opret nogle klare kategorier for jeres interne kommunikation og dermed en bevidsthed om, hvilke kanaler for intern kommunikation der understøttes bedst. En social chat erstatter ofte uformelle e-mails. Hvorimod formelle procedurer bedst forankres gennem kontrollerede adgangskontroller og hierarkier for intern kommunikation.

Råd nr. 3: Mangfoldighed skaber dynamik

Det er populært at oprette lukkede projektrum såsom Slack, Teams og Facebook Groups, for udvalgte inviterede brugere for kommunikation omkring f.eks. et projekt. Begræns brugen af sådanne projektrum til kun at omfatte netop projektarbejde, der er tidsbegrænset og hvor det oftest involverer et begrænset antal medarbejdere. Projektrum egner sig ikke til daglig intranetbrug, da risikoen er lukkede informationssiloer, ugennemsigtighed og manglende dynamik. Uden indsigt og inddragelse på tværs af jeres organisation, hvordan skal medarbejderen så føle ansvar for vidensdeling?

Råd nr. 4: Mål og optimer, hvad der virker bedst på lige netop jeres kommunikationsplatform

Individuelt har vi, som personer, forskellige tempi og præferencer, når det kommer til metoder for indlæring og kommunikation. Nogle er visuelle og har brug for tekst, billeder og video, hvorimod andre er auditive, hvor der lyttes via dialog, video eller lydfiler. Andre har brug for fysisk bevægelse og brugen af kroppen gennem handlinger. F.eks. deltagelse i møder, oprydning og strukturering. En kommunikationsplatform skal som udgangspunkt bidrage med visuel og auditive kommunikation.

Derfor, kort sagt, registrer og mål på, hvilke metoder for intern kommunikation, der fungerer bedst i jeres organisation. 

Råd nr. 5: Anerkend og beløn momentum på jeres kommunikationsplatform

Jo mere anerkendelse der gives for bidrag til intern kommunikation, desto større medarbejdertrivsel. Derfor; beløn jeres medarbejdere for deres engagement og interesse for virksomheden. Det kan typisk gøres ved at belønne facilitatorer for vidensdeling f.eks. ved oprettelse af artikler og blogindlæg på jeres kommunikationsplatform/intranet, eller det kan være en anerkendelse af den energi, der bliver lagt i at være katalysator for dialog på f.eks. jeres chat og forums. Hellere belønne kommunikationsindsatsen på virksomhedens kommunikationsplatform, end alternativ tavshed eller uformelle universer, såsom brugen af Slack og Facebook Groups, hvor ikke alle er inviteret til intern kommunikation.

Vores egen SaaS-tjeneste, moliri, er et godt eksempel på et moderne intranet, baseret på Sharepoint Office365, hvor vi har adopteret ovenstående råd, for intern kommunikation, og, på baggrund af dette, nu også udvidet det til at håndtere ekstern kommunikation, hvor kunder har adgang til et kundeunivers. Alt sammen på samme platform, men naturligvis rettighedsstyret i forhold til indhold og layout. Så lad os gentage: Forud for god, ekstern kommunikation går intern kommunikation.