Sharepoint - En gennemgang og bedre forståelse

Hvad er forskellen på Sharepoint og såkaldte Sharepoint alternative intranets?
Skrevet af Pernille den 19.09.2019, 11:00
Sharepoint - En gennemgang og bedre forståelse

Microsoft Sharepoint er altoverskyggende den mest udbredte form for intranet verden over. Det er derfor naturligt at andre leverandør af intranet, påfører Sharepoint som tillægsord til deres egen tjenester. F.eks.” Vi er et alternativ til Sharepoint”, eller ”vores løsning er ligesom Sharepoint, bare meget bedre”.

For at forstå disse alternativer, giver det mening at få en forståelse af, hvad forskellen er på Sharepoint og mange af de alternative intranet tjenester, som er baseret på f.eks. content management systemer.

Sharepoint on premise, Sharepoint Online og Modern Sharepoint er også begreber som  bliver dækket i denne artikel.

Hvad er Sharepoint?

Når Microsoft selv sætter ord på Sharepoint, beskrives det som en tjeneste, organisationer kan bruge til at oprette websteder. Microsoft Sharepoint er ifølge Wikipedia, en webbaseret vidensdelings- og dokumentstyringsportal, et samlingssted for deling af information. Man kan benytte det til at konstruere websider, hvor der kan udveksles oplysninger med andre og samarbejdes med andre om dokumenter, samt tilgå specialiserede webdele som blogs og forum.

Alternative løsninger har derfor nemt ved at kunne postulere de kan det samme som Sharepoint, bare meget bedre. Et eksempel var da Sharepoint blev lanceret. Fleksibiliteten dengang kunne sammenlignes med da Ford Motor tilbød valgfri farve på bilerne, så længe køberne valgte en sort bil.

Billedresultat for ford samlebånd

Det var derfor nemt for aktører, der udviklede intranetløsninger i Content Management Systemer at lave væsentlig mere indbydende og dynamiske intranetløsninger, som stemte bedre overens med kundernes identitet og designønsker. Dog kun så længe behovet kun var et login til afgrænset grupperet indhold, f.eks. blogs og forums, så var niveauet meget parallelt.

Sharepoint er mere end bare grupperet indhold

Der, hvor Sharepoint differentiere sig fra de fleste andre intranetplatforme er især på organisering af indhold og især fil- og dokumenthåndtering, hvor det er forbundet til andre Office produkter såsom Word og Excel.

Hvor Sharepoint fungerer som et personaliseret dokumenthåndteringssystem, hvor indholdet er målrettet brugeren, så opleves den samme mulighed sjældent i andre intranetplatforme. Her er fil- og dokumenthåndtering ofte begrænset til gruppeniveau og ikke individniveau.  

Et eksempel på, hvor det kan komme til udtryk, er når adgangskontrol er inddelt på gruppeniveau, f.eks. efter organisationsdiagrammet, men hvor medarbejdere bestrider flere afgrænsede roller som f.eks. udvalgsarbejde, tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant, hvor brugeren skal arbejde såvel på linje, stab og tværs af organisationen. Content management systemer er som udgangspunkt lavet til publicering af indhold til én eller få modtagergrupper, og ikke lavet til dokumenthåndtering. Hvilket leder til næste kæmpe udfordring – fremsøgning af indhold ud fra brugerens givne situation og behov.

Hvorfor gammeldags mappestrukturer ikke matcher en effektiv søgemotor

Når systemet ikke ”kender brugeren”, men kun brugerne i gruppeform, hvordan kan indholdet så blive målrettet det enkelte individ?

Da indholdet ofte gemmes i gammeldags mappestrukturer i et CMS system, og grupperes efter brugergruppers adgang, vil fremsøgningen ofte ende i konflikt med regler for adgangskontrol og dermed fejlagtigte eller unøjagtige søgeresultater.

Der tilbydes supplerende søgemotor til de alternative intranetløsninger, som kan fremsøge indhold på tværs af de mange filarkiver, men det kræver stor indsats at få de tjenester til at fungere optimalt. I Sharepoint er søgemotoren en del af systemet, ikke et 3. part system.

Den samme udfordring opstår når f.eks. Office programmer tilknyttes for at lave det som markedet kalder en digital arbejdsplads. Det ender hurtigt med, at det alternative intranet bliver en klynge løsning med forskellige 3. parts applikationer, som skal tale sammen indbyrdes. Microsoft har altså forstået vigtigheden af at integrere adgangskontrol, dokumenthåndtering, andre applikationer og søgemotor i ét og samme system - Office365.

Sharepoint Online vs. Sharepoint-on-premise

Sharepoint Online er en cloudbaseret udgave af Sharepoint, som modsat hosting i virksomheden, bliver hostet af Microsoft. Den fleksible tilgang giver adgang til både Sharepoint, men også øvrige produkter som tilbydes i Office365. F.eks. de kendte Office produkter Word, Excel, Outlook mm.

Sharepoint Online er derfor betydelig mere fleksibel og dynamisk ift. brugen af de fuldtintegreret tjenester i Office365. Det er modsat det såkaldte Sharepoint-on-premise, der ofte står alene og hvor brugeren kan opleve flere login til andre fagsystemer, i stedet for den mere naturlige single sign-on som Sharepoint Online byder på.

En anden stor forskel er de mere åbne tilgange i Sharepoint Online til at kunne integrere og benytte andre fagsystemer, som ikke nødvendigvis er udviklet af Microsoft. Sharepoint-on-premise er lidt et levn fra det gamle Microsoft, hvor det handlede om at sælge lukkede licenser. Sharepoint-on-premise halter i øvrigt også meget efter med mobilvisning, hvor ikke alt understøttes på mobile enheder.

Microsofts Modern SharePoint

Som tidligere nævnt var SharePoint ikke særlig design- og brugervenligt. Performance haltede også en hel del efter, og SharePoint var heller ikke i stand til at blive vist på mobile enheder. Derfor opstod et marked for alternative løsninger, herunder fra Sharepoints konsulenthuse, der udviklede egne designskabeloner, såkaldte design-skins som overbygning til Sharepoint for at dække behovet for bedre design og brugervenlighed.

Det har ændret sig, efter Microsoft lancerede Modern SharePoint, som har større fokus på design, brugervenlighed, performance og funktionalitet til mobile enheder. Modern SharePoint giver nu mulighed for at oprette Communication Sites, Hub Sites og Home, så hvis en organisation har simple behov for kommunikation, så er Modern SharePoint et ganske godt valg.

Udfordringen er, at ofte er en organisations behov alt andet end simple. Og hvad gør man, når man har behov for at tilpasse intranettet efter organisationens behov - og man ikke har medarbejdere, der har ekspertise eller tid?

Ja, så skal Sharepoint konsulenterne igen tilkaldes og deres konsulentydelser og ekspertise betales for. Men hvis nu virksomheden gerne vil have glæde af alle de fantastiske funktioner i Sharepoint Online og Office365, men står med mere komplekse behov end hvad Modern Sharepoint understøtter og ikke ønsker at fylde lommerne på Sharepoint konsulenthuse.

Ja, så er alternativet moliri intranet.