10 gode råd: Sådan får I succes med jeres nye intranet

Et nyt intranet er en stor begivenhed, der kommer alle i hele virksomheden til gode. Men hvordan sikrer I, at medarbejderne tager godt imod det nye intranetsystem? Vi har samlet ti gode råd.
Skrevet af Pernille Lassen den 29.04.2020, 00:00
10 gode råd: Sådan får I succes med jeres nye intranet

Et nyt intranet berører hele virksomheden. Oftest er målet, at intranettet skal forbedre produktivitet, engagement og medarbejdertilfredshed.  

Ovenstående forudsætter dog en vigtig ting: Nemlig at medarbejderne tager godt imod det nye intranet. Hvis ikke intranettet adopteres af brugerne, så er der lang vej til drømmen om bedre arbejdsgange. 

Vidensdeling er kernen 

Forandring skal give mening for alle. Derfor handler den gode udvikling om anerkendelse af medarbejderne og deres rolle. Her kommer vidensdeling ind i billedet: Anerkendelse kræver opmærksomhed og inddragelse, to elementer som opnås ved netop vidensdeling. Vidensdelingen er også kernen i ADKAR-modellen. Helt kort beskriver ADKAR-modellen den proces, der ligger bag succesfuld forandring, udvikling og adoption af nye teknologier. Det indebærer bl.a. opmærksomhed på det behov, som forandringen skal imødekomme, lysten til forandring, og viden til at kunne forandre. Du kan læse meget mere om ADKAR-modellen her. 

Hold medarbejderne engageret 

Hvis det nye intranet skal være en succes, skal medarbejderne have lyst til at bruge det. Det lyder måske banalt, men engagement kan være svært at opretholde, hvis man som virksomhed ikke anerkender medarbejdernes behov.  

For det første skal intranettet være brugervenligt. F.eks. skal det være nemt at publicere indhold, kommentere og på andre måder bidrage med ny viden. Alle medarbejdere – uanset tekniske evner – bør være med. Med en effektiv søgefunktion, der bygger på kategorier og metadata i stedet for et klassisk mappesystem, er det hurtigt at finde frem til det indhold, som brugeren skal bruge til sit daglige arbejde. 

Sådan får I succes med jeres intranet 

Vidensdeling og medarbejderengagement er to vigtige faktorer, når I skal have succes med jeres intranet. Men hvad skal I helt konkret være opmærksomme på, når I har fået nyt intranet? Vi giver jer her 10 gode råd. 

1. Få medarbejderne med fra starten 

Overraskelser er godt, men ikke når det kommer til vores arbejdsredskaber. Derfor skal alle medarbejdere være informeret om de ændringer, der følger med et nyt intranet. Tal med medarbejderne, og lær deres udfordringer at kende. Her er det godt at huske på ADKAR-modellen. 

2. Et intuitivt design 

En god brugeroplevelse skal være det primære fokus for intranettet. Alle skal kunne bruge intranettet uanset deres tekniske kunnen. Det skal være nemt for alle medarbejdere at bidrage med indhold og ny viden til hele virksomheden.  

3. Mobilvenligt 

Intranettet skal være tilgængeligt for alle medarbejdere – uanset om de sidder på kontoret eller er på farten. Sikre derfor at alle devices (pc, tablet, mobil, infoskærme) bliver understøttet af intranettet.  

4. Lederen skal gå forrest 

Vi følger vores lederes eksempel, og derfor er det vigtigt at chefen eller afdelingslederne demonstrerer værdien af intranettet. Få chefen til at dele nyheder målrettet hele virksomheden eller oprette artikler med milepæle for indfrielse af mål. Så bliver intranettet hovedsædet for visioner.  

5. Søg og du skal finde 

En af de vigtigste elementer på et intranet er dets søgefunktionen. En stærk søgefunktion gør det nemlig langt hurtigere at finde frem til det, I leder efter her og nu – uden at I først skal sætte jer ind i et kompliceret mappesystem.  

For eksempel byder moliri's søgefunktion på mange forskellige muligheder for sortering og filtrering. moliri bruger bl.a. tags, kategorier, og brugerdefinerede felter, som gør det nemt at fremsøge både fælles filer, og personligt indhold.

6. Hold det friskt 

Der skal ske noget på intranettet, ellers mister medarbejderne motivationen til at bruge det. Del nyheder, lav shout-outs om alt lige fra sociale begivenheder - mærkedage, medbragt kage eller arrangementer fra personaleforeningen - til vigtige notifikationer om procedurer. Et intranet skal være levende, ikke tilkalket. 

7. Relevant indhold 

Indholdet på intranettet skal være relevant for medarbejderne. Gammelt indhold skal arkiveres, når det ikke længere bruges, så intranettet ikke bliver overfyldt og rodet. Digitalt rod kan være skyld i at vidensdelingen ryger lige ud ad vinduet. Sørg for at intranettet kan tilbyde opsætning af rutiner for automatisk arkivering og vedligehold, så medarbejderne ikke skal besværes med rodet.  

8. Gør intranettet essentielt 

Intranettet skal være den platform, hvor medarbejderne tilgår de mest nødvendige dokumenter. Sørg for at daglige dokumenter gøres tilgængeligt via intranettet. Uanset om det er brugerens personlige drev (OneDrive), projektteams (MS Teams) eller fælles dokumenter (Sharepoint), så skal dokumenterne, som medarbejderne skal arbejde med, være tilgængelige på intranettet. 

9. Træning og ‘How-to’ guides 

Medarbejderne skal kunne bruge intranettet til oplæring og træning i deres daglige arbejde. Gør det derfor muligt at tilgå forskellige vejledninger, videosessioner, how-to guides og introduktions guides med online supervison. Hold også medarbejderne informeret om opdateringer via nyheder.  

10. Hold intranettet opdateret 

Intranettet skal altid være tilpasset jeres virkelighed, så sørg for det løbende kan opdateres og dermed altid er målrettet medarbejdernes behov. Lad medarbejdere få mulighed for at melde tilbage, hvis der er noget, som ikke fungerer optimalt, eller hvis der er noget, de mangler. Intranettet er jo et dagligt værktøj, der skal fungere til enhver tid.