Medarbejderen er i centrum
Formålet med de klassiske intranets var hovedsageligt at dele mere generelle informationer og nyheder med alle medarbejdere. Her var det typisk chefen eller HR-afdelingen, der stod for at udvælge, hvad der skulle deles. Det klassiske intranet mindede altså mest om en fælles opslagstavle, hvor kun en lille håndfuld medarbejdere kunne sætte sedler op.
I det moderne arbejdsliv er der et langt større fokus på mere og bedre vidensdeling. Det betyder, at nutidens intranet ikke bare skal sende information oppefra og ned: De skal derimod understøtte dialog medarbejdere imellem. Faktisk skal det moderne intranet ikke bare gøre dialog muligt, men også aktivt lægge op til at kollegaer deler deres erfaringer, ideer og tanker med hinanden. I dag er det altså medarbejderne og deres aktivitet, som udgør selve kernen i intranettet.
En god start på arbejdsdagen
Ofte sættes det moderne intranet - helt ukritisk - lig med den digitale arbejdsplads. Her er det dog vigtigt at huske på, at intranettet snarere skal forstås som fundamentet for den digitale arbejdsplads. Det moderne intranet sikrer nemlig at medarbejderne har deres vigtigste arbejdsredskaber lige ved hånden. På mange måder bliver intranettet altså den naturlige start på en god arbejdsdag. Det er på intranettet, at medarbejderen orienterer sig om hvad dagen byder på af opgaver og møder, om virksomheden har hentet nye kunder ind, eller om der er kommet et nyt arrangement i aktivitetskalenderen.
Fra kaffemaskinen til intranettet
Den sociale dialog på arbejdspladsen er lige så vigtig, som den altid har været. Forskellen er bare, at den er flyttet fra kaffemaskinen til intranettet. Derfor skal det moderne intranet understøtte ikke bare det faglige arbejde, men det skal også kunne fungere som et digitalt mødested. Den spontane samtale medarbejdere imellem finder altså plads på intranettet på samme måde som mødereferater og personalepolitikker.
Et par gode intranetråd
Er din virksomhed på jagt efter et intranet? Der er rigtig mange ting at skulle tage stilling til, og derfor har vi samlet tre tips til at gøre overvejelserne en smule mere overskuelige:
Bruger I Office365?
Det lyder umiddelbart som et meget simpelt spørgsmål, men det er ikke desto mindre et vigtigt et af slagsen. Microsoft Office365 tilbyder en masse velkendte programmer, som mange virksomheder bruger i deres daglige arbejde. F.eks. mail, Word, Excel mm. Ofte kan det dog virke en smule uoverskueligt at navigere igennem junglen af tillægsprogrammer, to-do lister, chatvinduer mm. Her kan et intranet, der bygger ovenpå Office365, hjælpe med at gøre det hele noget mere overskueligt.
Er der styr på sikkerheden?
Når det kommer til sikkerhed, handler det både om hvordan personfølsomme oplysninger opbevares på intranet, men også om hvilke brugere der har adgang til hvilken information. Den enkelte medarbejder skal have adgang til nøjagtig de funktioner og det indhold, som de – ud fra deres rolle i virksomheden – har rettigheder til.
Skal der kunne kobles eksterne brugere på?
Umiddelbart tænkes, at et intranet kun er til intern brug. Men hvis intranettet holder styr på hvilke rettigheder, de forskellige brugere har, kan det være muligt at invitere eksterne brugere – såsom kunder eller leverandører - indenfor. Her ville I så kunne give dem adgang til fx produktkataloger, samhandelsaftaler og skabe fælles udvikling gennem vidensdeling.
