Mapper hele vejen ned 

Forestil dig en afdeling i en virksomhed. Denne afdeling har, ligesom alle andre afdelinger, et fælles online dokumentarkiv, hvor de kan finde deres filer og dokumenter. I det fælles dokumentarkiv har hvert enkelt projekt en mappe. I hver enkel af disse findes der flere mapper med henholdsvis statusrapporter, projekt planer og kvitteringer. Går vi længere ned, ser vi at mappen med kvitteringer er delt ind i måneder: januar, februar, marts... og så videre. 

I princippet, kan denne spiral af mapper forsætte i det uendelige. Mapper i mapper i mapper.  Og her kan der opstå en række problemer.    

Dine mapper giver kun mening for dig 

Du tænker måske: “Jeg ved hvordan mit mappesystem virker, så jeg kan sagtens finde det, jeg leder efter.” 

For at der skal være orden i sagerne, skal alle brugere vide, hvor filer og dokumenter hører til, så de ender det rigtige sted. Dine mapper og din struktur giver måske mening for dig – men andre har ikke nødvendigvis den samme forståelse. Tænk på en nyligt ansat, der skal bruge en masse tid på at sætte sig ind i, hvordan de forskellige mapper er struktureret. Det er ikke særlig fleksibelt og kan også skabe problemer med versions kontrol: Hvad nu hvis en fil passer i mere end én mappe? Det samme indhold kan altså ende flere steder, men det er kun én udgave, der opdateres. 

Mapper formerer sig 

Mapper har en tendens til at formere sig. Og jo flere mapper i mapper der findes, jo længere er vejen ind til det indhold, du står og skal bruge. Du kan bruge lang tid på at klikke dig frem og tilbage fra mappe til mappe i et desperat forsøg på at finde lige præcis det dokument eller den fil, du leder efter. Sagt ligeud: for at mappesystemet skal være rigtig effektivt, skal du vide i dag, hvad du skal bruge i morgen. 

Søgning: Man kan sagtens have struktur uden mapper 

Søgning er den alternative løsning til mapper, og hvorfor vi skal gøre op med mappestrukturen. Hvis virksomhedens intranet indeholder stærke søgeegenskaber, der lader brugerne at filtrere og sortere deres indhold lynhurtigt, er der slet ikke noget behov for mapper.  

Sharepoint tilbyder en masse muligheder, som gør det langt nemmere at finde det du leder efter – her og nu, og uden at du skal sætte dig ind i et mappesystem først. 

Sådan gør du op med mappestrukturen 

I stedet for at oprette mapper i mapper i mapper, kan du gøre brug af kategorier og tags. Her er det nærmest kun fantasien, der sætter grænser. Du kan for eksempel oprette felter med kundenavn eller –ID, projektnavn, dato, produkttype, leverandørnavn, projektansvarlig mm. Alle kategorier og tags er søgbare, hvilket gør det meget nemmere at finde frem til filer og dokumenter: Du behøver altså ikke klikke dig igennem mappe efter mappe. 

moliris søgefunktion og søgestruktur gør det nemmere og hurtigere at finde de filer, du skal bruge. Uanset om du sidder i salgsafdelingen eller IT-afdelingen, om du er nyansat eller lige har haft 25-års jubilæum.